1.12. Elaboración de procedimientos de operación, instrucciones de trabajo y ayudas visuales.

Las Instrucciones de Trabajo son documentos que describen de manera clara y precisa la manera correcta de realizar determinadas tareas que pueden generar inconvenientes o daños de no realizarse de la manera establecida. Es decir, describen, dictan o estipulan los pasos que se deben seguir para realizar correctamente alguna actividad o trabajo específico.  Por ejemplo, Documento del Área de Compras que describe la Documentación Acreditativa del Gasto a presentar por el Empleado en su Nota de Gastos y los pasos a proceder para presentar sus gastos mensuales; esta instrucción de trabajo estaría vinculada a la Actividad de “Presentar Nota de Gastos”.  

Las instrucciones de trabajo están sobre todo enfocadas a explicar cómo se va a realizar una actividad concreta, y son de obligado cumplimiento.  Las instrucciones de trabajo se utilizan para describir una operación concreta, normalmente asociada a un puesto de trabajo. Si existe la salvedad de que no sean de obligado cumplimiento, estaríamos hablando de una Guía de Trabajo.   

Según la definición que proporciona la norma ISO 9001:2015, un Procedimiento es: “la forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso”. Es decir, cuando se tiene un proceso que tiene que ocurrir en una forma específica, y se especifica cómo sucede, se tiene un procedimiento. El procedimiento es de obligado cumplimiento y es necesario para desarrollar cualquier Sistema de Gestión de Calidad. Se debe tener en cuenta que no todos los procesos necesitan contar con un procedimiento, y que un mismo proceso puede tener asociado uno o varios procedimientos.

Un procedimiento vendrá determinado por la necesidad de detallar la forma específica de hacer las actividades por temas legales, cumplimiento normativo o de políticas de empresa. Los procedimientos se utilizan para aquellas actividades en las que se encadenan varias operaciones e intervienen distintas personas o departamentos de la empresa (por ejemplo, Procedimiento de presentación de los Modelos Fiscales en Hacienda, Procedimiento de Compras, Procedimiento de Evaluación de Proveedores, Procedimiento de Automatización de Facturas, Procedimiento para Trabajos de Riesgo, Procedimiento de Entrada de Terceros al edificio …).